Il “chi e che cosa” del grande mercato della musica live in Italia – parte 2

In questo secondo articolo ci occuperemo di analizzare come funziona un’agenzia di booking e di come la stessa imposti budget e risorse al fine di mettere in scena uno spettacolo!

Per capire come funziona oggi una grande agenzia di spettacolo, bisogna analizzarne a fondo almeno una.
La loro organizzazione varia a seconda di quanti artisti e di che tipo di artisti vengono gestiti, ma lo schema è comunque sempre identico, sia in presenza di piccole o di grandi dimensioni.

Prendendo ad esempio una delle più importanti (nella quali ho lavorato per anni) è facile immaginare che ci siano impiegate almeno una quarantina di persone. Oltre alla Direzione i principali reparti sono l’ufficio Booking, la Produzione, la Promozione, la Gestione ticket, l’Ufficio Eventi e Tv, la Gestione Artisti, e infine un ufficio Amministrazione dedicato.

La Direzione è il cuore artistico e gestionale della struttura in quanto intrattiene tutti i rapporti con gli artisti, con i manager e ultimamente con le case discografiche che negli ultimi anni e per alcuni artisti fanno anche da manager.
In questa struttura si definisce un progetto live, la sua durata e le economie che devono essere utilizzate per il compenso di artista (e manager) la produzione, gli allestimenti, il budget di promozione e marketing ed il prezzo del biglietto.
La Direzione coordina anche alcuni professionisti della Gestione Artisti per garantire sempre una presenza dell’Agenzia a fianco di tutte le attività degli artisti gestiti dalla stessa. Un lavoro difficile ma necessario.

L’ufficio Booking è il cuore commerciale di un’agenzia, diversi professionisti gestiscono rapporti con spazi per concerti e local promoter e danno una forma ai tour con criteri logici, logistici e temporali. Questo progetto (detto semplicemente il calendario viene sottoposto all’artista per approvazione e/o aggiustamenti necessari.

L’ufficio Produzione è la struttura dove un tour prende corpo.
Scenografie, service tecnico audio, luci, palco, servizi, logistica, trasporti, vengono definiti rispettando budget dell’agenzia e necessità dell’artista e della band che lo accompagnerà. Il Direttore di Produzione è la figura responsabile di un singolo tour che sarà coadiuvato da collaboratori e collaboratrici come l’Assistente alla Produzione, il Tour Manager, Band Assistant, e che in tour seguiranno schemi, orari, personale per il montaggio, facchinaggi, prove, allestimenti, sound ceck, spettacolo, smontaggio, trasporti, pass, pass auto e ultima – ma non per importanza – la sicurezza sul lavoro di tutto il personale impiegato nelle varie fasi di ogni di ogni singolo spettacolo in ogni singola fase).

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L’ufficio Promozione è l’ufficio responsabile di come viene comunicato e pubblicizzato un tour, rispettando sempre un budget e le strategie condivise dalla Direzione e da Artista e Manager. Radio, qualche volta Tv, giornali, web, social, coordinando il lavoro degli uffici stampa esterni, l’attività promozionale in loco gestita spesso da i vari Local Promoter… ma anche grafica, manifesti, iniziative speciali, il tutto sempre coordinato con gli impegni e la disponibilità dell’artista e la strategia concordata.

L’ufficio Ticketing deve provvedere a organizzare e gestire tutta l’attività di distribuzione dei biglietti che oggi è tutta su piattaforme on line. L’agenzia è il mezzo emittente che ha rapporti con la Siae e che poi deve provvedere a collocare i biglietti in piattaforme distributive Nazionali e Locali. Deve anche seguire l’andamento delle prevendite e trasferire i dati per ogni singola data alla Direzione e alla Promozione in modo di fare azioni correttive promozionali la dove ci sono delle criticità, o raddoppio di date (se possibile) nel caso di sold out.
Deve anche gestire in modo corretto gli inevitabili biglietti omaggio per ogni singola data in accordo con Direzione e Artista e Manager.

L’ufficio Eventi e Tv, a quanto mi risulta, è un dipartimento caratteristico dell’agenzia per cui lavoravo. Si occupa di eventuali produzioni televisive sia nell’ambito del lavoro di un tour, sia come special televisivi extra e concerti live in tv, organizzazioni di festival o convention aziendali. Gestisce anche le sponsorizzazioni e particolari rapporti di management per quegli artisti che ne fanno richiesta.
Tutto questo in stretta collaborazione con la Direzione.

L’ufficio Amministrazione è invece difficile da spiegare.
Immaginate un flusso costante di dati, fatture, costi, rimborsi, vendite, noleggi, incassi, anticipi, saldi, buste paghe dipendenti, paghe collaboratori, schede carburanti, paghe musicisti, compensi degli artisti, Enpals e Inps, Inail, Iva con aliquote diverse, distinte di incasso Siae, pagamento tributi, oneri etc. etc. per 10 o più tour in contemporanea, tutti da gestire con le norme fiscali italiane.
Un vero incubo.
Comunque il lavoro è realizzato con l’aiuto delle singole strutture di produzione che devono controllare e trasmettere i propri documenti.

La progettazione e la produzione di un tour deve seguire precise prescrizioni partendo dall’analisi degli spazi in cui si svolgerà e il numero di concerti di cui è composto.
Oggi un grande tour viene programmato e promosso con moltissimo anticipo, anche da un anno all’altro.

I concerti negli stadi hanno tempi di produzione lunghi a causa del montaggio del palco – ma prima ancora la protezione del tappeto erboso – e il successivo smontaggio di tutte le strutture scenotecniche. Nei palasport i tempi si stringono e possono arrivare a due o tre giorni mentre nei teatri di solito si entra la mattina presto e si esce la notte dopo lo spettacolo.

Per gli stadi e i palasport si inizia con il definire il palco, la sua posizione e la sua forma, e questo va fatto modulando la struttura molto spesso, in quanto spesso spazi, altezze e logistica sono differenti da venue a venue.
Ogni teatro invece e quasi sicuramente diverso dall’altro ed eventuali teatri che non hanno le caratteristiche minime per il progetto vengono scartati. Infatti in teatro a dover essere modulare sarà la scenografia, audio, luci e back-line dei musicisti.

Tutte le strutture delle produzioni live hanno ormai in archivio piantine, dimensioni, carico e scarico di tutti gli spazi disponibili in Italia e idonei per i concerti, e sulla carta sono pronti a posizionare il palco progettato sempre in modo modulare per entrare in tutti gli spazi scelti.
In caso di dubbi, variazioni, nuovi spazi o spazi storici, come il Circo Massimo, arene archeologiche come Taormina, Terme di Caracalla o l’ Arena di Verona in cui ci sono diversi vincoli, vengono realizzati diversi sopralluoghi e diventa importantissimo interfacciarsi con le autorità locali competenti per concordare le varie scelte.

La progettazione viene fatta sempre in accordo con artista, manager e con gli scenografi che con l’artista concepiscono e rendono possibili i desideri e le idee del nuovo spettacolo da montare mentre il lavoro di allestimento viene svolto con la collaborazione ed il supporto del service tecnico prescelto, che fornirà a noleggio audio e luci il personale tecnico necessario a montare, smontare e gestire lo show progettato, mentre non è raro che alcune figure professionali che ricoprono ruoli chiave (Fonici, Lighting Designer…) siano ingaggiati direttamente dalla Produzione o dall’Artista stesso.

I budget per la realizzazione di un tour devono tener conto di diverse variabili.
Alcuni costi sono fissi come la scenografia, i costi di allestimento, le prove, i costi dei musicisti per le prove, i costi di marketing e comunicazione, compreso un ufficio stampa dedicato. Questi saranno conteggiati e divisi in ammortamento per il numero dei concerti di cui è composto il tour.
Altri costi come appunto i compensi dei musicisti, dell’artista, del personale a supporto, dei facchini per il carico e scarico delle merci, del personale per la sicurezza, dei contributi sui costi di sicurezza e antincendio, il costo di trasporti merci e uomini, i costi di noleggio del service tecnico audio, luci ed effetti speciali, gruppi elettrogeni, i costi dei singoli spazi dove si svolgono i concerti (spesso oltre ad un costo fisso si dovrà pagare anche una percentuale sugli incassi) saranno calcolati per ogni singolo concerto.
Gli incassi sono esclusivamente quelli della vendita dei biglietti, da dove si dovrà detrarre l’IVA e la SIAE.
Concorrono anche agli incassi una percentuale del diritto di prevendita (il sovraprezzo pagato all’acquisto) diviso tra chi vende e l’organizzatore, e talvolta gli incassi di eventuali sponsor (ultimamente molto ridotti) e contributi provenienti da enti pubblici interessati allo svolgimento nel proprio territorio di questo o quel concerto (ormai quasi inesistenti).

Si intuisce che è un lavoro molto complesso, dove bisogna prevedere un incasso minimo a coprire tutti i costi, che è frutto di esperienza e di capacità di fare le giuste scelte artistiche, incasso dopo il quale l’agenzia comincia a guadagnare…

Luigi Calivà
ZioGiorgio Contributor

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