Rentman: la piattaforma cloud per gestire al meglio il proprio service

Il mondo dell’entertainment non è fatto solo di suoni luci e video, ma vi sono molti aspetti meno evidenti e importantissimi che riguardano la corretta gestione del proprio lavoro, ovvero una perfetta coordinazione tra diversi impegni organizzando con metodo e ordine la propria professionalità. Per districarsi in questo enorme tetris fatto di subnoleggi, disponibilità del personale, logistica da tenere sempre in ordine e altro ancora, sono sempre più necessari strumenti e conoscenze che permettono di “stare senza pensieri” ad ogni livello, sia che si parli della gestione di un grosso rental sia per quanto riguarda il singolo freelance.

Dall’Olanda arriva quindi Rentman, una soluzione pensata proprio per semplificare la gestione di vari aspetti amministrativi, logistici e pratici del mondo dell’entertainment. Si tratta di un software Cloud per la gestione del noleggio di impianti audiovisivi e gestione tecnica degli eventi che permette di tenere sotto controllo a 360° la propria attività.

IL PRODOTTO

Come vi abbiamo accennato si tratta di un software cloud, e quindi accessibile da qualsiasi postazione e supporto, in grado di permettere una gestione precisa del proprio workflow. L’applicazione è disponibile in quattro versioni: Pro ed Enterprise per le quali è possibile attivare una demo di 30 giorni, Lite e Classic disponibili prossimamente. L’offerta non prevede costi di attivazione o di “disattivazione” del servizio e il supporto in lingua Inglese è completamente gratuito.

All’interno si possono individuare diversi moduli che permettono la Gestione di Preventivi, Gestione del materiale, Magazzino, Pianificazione Personale e Trasporti, Gestione degli orari di lavoro e altro ancora. Presente inoltre la possibilità di utilizzare il lettore QR Code, che di fatto velocizza ulteriormente molte fasi lavorative.

Particolarità di Rentman è che si tratta di un software sviluppato da chi fa questo lavoro, nato come un progetto temporaneo dei fondatori dell’azienda olandese, i quali possedevano già la propria società di noleggio di impianti audiovisivi. La loro frustrazione nei confronti delle soluzioni software esistenti sul mercato, complesse e obsolete, ha fatto sì che individuassero il bisogno di una soluzione migliore: un software per il noleggio più economico, moderno e intuitivo che potesse essere disponibile in qualsiasi momento, da qualsiasi dispositivo.

Per darvi qualche numero presente sul sito dell’azienda, ad oggi questa piattaforma è utilizzata da più di 10.000 utenti nel mondo supportando oltre 5.000 operazioni al giorno.

LE SPECIFICHE
  • GESTIONE DINAMICA DELL’INVENTARIO
    Tracciabilità dei materiali e controllo delle scorte;
    Visualizza all’istante la disponibilità futura;
    Ottimizza l’organizzazione del materiale grazie al supporto integrato per kit, cases, accessori e articoli in vendita;
    Scansione di codice QR e codice a barre integrata;
    Sub-noleggio da fornitori esterni per rifornire le scorte in esaurimento;
    Pianificazione e gestione della riparazione del materiale.
  • PERSONALE E TRASPORTO
    Planning intuitivo per la pianificazione e organizzazione dei task del proprio team;
    Permette a dipendenti e freelancer di visualizzare e gestire il proprio programma online o dall’App Rentman;
    Possibilità di invitare la crew per il prossimo lavoro con un solo clic;
    Team costantemente aggiornato sui cambi di programma grazie al sistema di notifiche in tempo reale;
    Visualizzazione istantanea di disponibilità di personale e veicoli;
    Programmazione rapida grazie al visual planning.
  • DOCUMENTAZIONE PERSONALIZZATA
    Elaborazione di preventivi, contratti e fatture in pochi clic;
    Modelli di documento interamente personalizzabili;
    Possibilità di includere diverse opzioni di pagamento online;
    Assistenza nella creazione di modelli personalizzati.
  • MODULO MAGAZZINO
    Visione chiara e ordinata dello stato del tuo materiale;
    Visualizza l’attrezzatura da preparare o imballare e gli articoli attualmente in location.
    Possibilità di aggiornare lo stato del materiale subito dopo che è stato noleggiato o restituito attraverso lo strumento “drag and drop” integrato nella pianificazione;
    Chiunque sia coinvolto nel progetto può controllarne lo stato attuale e aggiungere note per una comunicazione efficiente e in tempo reale;
    Programmazione tempestiva delle riparazioni del materiale tramite l’App di Rentman;
    Supporto completo di codici QR e codici a barre;
    Gestione rapida delle carenze di materiale.
  • STATISTICHE 
    Possibilità di controllare in tempo reale i ricavi attesi;
    Visualizzazione del fatturato realizzato;
    Controllo dello stato dei Subnoleggi;
    Visualizzazione delle ore lavorate da parte dei collaboratori;
    Ricavo dagli articoli in vendita;
  • GESTIONE REMOTA TRAMITE APP
IL TEST SUL CAMPO

Abbiamo attivato direttamente dal sito Rentman.io una versione completa gratuita valida un mese. L’azienda olandese ci ha inoltre offerto – come per tutti i nuovi clienti – un tutorial personalizzato di un’ora per meglio comprendere le funzionalità di questo strumento, che sin da subito ci è sembrato pratico, intuitivo e funzionale.

Il layout risulta facilmente consultabile, e al primo login troviamo un menù laterale dal quale è possibile accedere alle macro aree di gestione della propria attività. La pagina centrale presenta subito una dashboard molto utile e ben gestita grazie all’utilizzo di un sistema di colore delle notifiche, che presenta una serie di informazioni riguardanti i propri impegni della giornata, lo stato delle commesse, noleggi e subnoleggi, pianificazione di trasporti e personale e una sintesi dei progetti in corso, pianificazione e “things to do”. Insomma, come avere un’assistente che appena entri in ufficio ti espone in modo dettagliato la situazione della tua giornata!

Va da sé che questa prima videata permette in modo immediato di intervenire sulle situazioni critiche o in scadenza semplicemente cliccando sulle caselle gialle o rosse, oppure di procedere ad esempio con l’inserimento di un nuovo progetto.

In fase di inserimento di una commessa, oltre ai classici campi relativi a cliente, luogo ecc… il software da la possibilità di inserire il crono-programma dove possiamo indicare data e durata della preparazione del materiale, dell’allestimento, dello smontaggio e altro ancora. Spostandosi nel tab successivo è possibile inserire in modo veloce il materiale richiesto con tanto di proposta degli accessori (ganci, bauli ecc…) legati all’articolo selezionato. Particolarità di questa schermata è che se viene inserita una quantità di materiale superiore alla disponibilità di magazzino, l’intera riga verrà colorata di rosso dando la possibilità all’utente di procedere con un eventuale sub-noleggio o acquisto.
Nel terzo tab è possibile visualizzare crew e mezzi disponibili e “prenotarli” per il progetto. Gli ultimi tre tab permettono di gestire eventuali costi aggiuntivi (ad esempio pernottamenti o pasti), e la contabilità relativa alla commessa in corso, con riassunti tutti i costi del materiale e del personale selezionato in precedenza, gestione della scontistica, calcolo dell’iva e altro ancora. Da questa schermata è possibile inoltre inviare al cliente preventivo e contratto, con un sistema automatico di generazione del file pdf o word e possibilità di firma digitale del documento direttamente sul modulo ricevuto.

Un’altra funzione interessante a misura di tecnico è presente nelle sezioni relative alla pianificazione del personale e alla gestione della crew, che permettono di gestire ed associare determinati collaboratori ad un progetto e di inviare loro in modo rapido una richiesta di disponibilità ad eseguire una determinata commessa. I collaboratori possono inoltre usufruire dell’App Rentman, grazie alla quale possono avere accesso ai propri orari e indicare la propria disponibilità, oltre alla possibilità di consultare istantaneamente il proprio programma.

Naturalmente vi abbiamo elencato alcune delle funzionalità di questo software che si completa con un sistema di messaggistica e comunicazione efficace al fine di ridurre ulteriormente le possibilità di errore e di aumentare la tracciabilità, come avviene ad esempio con la gestione delle manutenzioni, con tanto di scheda compilabile direttamente dal tecnico sul luogo dell’allestimento, dove potrà indicare numero di serie, tipologia di guasto e altro ancora. In questo modo chi gestisce il magazzino avrà la possibilità di intervenire velocemente alla riparazione.

CONCLUSIONI

Dopo una attenta analisi del prodotto, possiamo affermare con certezza che Rentman rappresenta una soluzione ben congegnata per la gestione di service e rental di qualsiasi dimensione. Il software sembra non tralasciare nulla per una corretta gestione di una azienda, dando una particolare attenzione alla figura del tecnico – cosa sicuramente molto gradita ai nostri lettori – permettendo di “spalmare” per bene i vari lavori ai propri collaboratori, tenendo sotto controllo orari e disponibilità.

Pratica anche la gestione delle comunicazioni con i propri clienti, grazie ai moduli completamente personalizzabili e alla possibilità di operare direttamente dal software per quanto riguarda preventivi, contratti e altre tipologie di documenti. Non da ultimo la gestione dettagliata di costi e ricavi in tempo reale che consente un business sicuramente più funzionale senza sperpero inutile di risorse, tempo e denaro.
E infine il prezzo: sappiamo tutti che molte strutture nei periodi caldi non riescono a stare dietro ai propri lavori che si accavallano di continuo e rischiano di far perdere cifre importanti con sub-noleggi all’ultimo secondo e la fretta che non fa più ragionare. E sappiamo inoltre che, per questo motivo, spesso ci si rimette ben oltre quello che è il costo mensile di questa piattaforma estremamente utile e che al contrario garantisce la propria serenità oltre che la gestione ottimale della propria azienda.

info: www.rentman.io

Walter Lutzu – main tester
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